如何防范员工私自使用电子印章 Foxit eSign权限分级系统如何实现用印审计

品牌型号：Lenovo E550C ThinkPad

系统：Windows 11

软件版本：Foxit eSign Essentials

电子签章的普及大大提升了企业合同签署与文件审批的效率，但便捷性的背后往往隐藏着不容忽视的安全问题。如果缺乏严格的权限管控机制，员工私自使用电子印章的行为可能导致合同篡改、越权审批，甚至引发企业与客户的法律纠纷。为解决这一问题，电子签名平台，如Foxit eSign一般会在登录账户上加入生物识别技术或信息验证技术，并根据账户进行权限管理和用印审计，确保企业用印安全。那么，如何防范员工私自使用电子印章，Foxit eSign权限分级系统如何实现用印审计呢？

一、如何防范员工私自使用电子印章

很多企业都出现过员工私自使用电子印章的违规违法现象，为企业带来了难以估量的损失。我们在启用电子印章时，应当关注这一现象，做好风险管控，下面是Foxit eSign提供的一些有效防范手段：

1、严格的账号验证机制。签署人员在打开邮箱或短信中的签署链接后，需要进行一次账户登录才可进入签署界面，登录时如果是企业员工，可选择SSO企业账号单点登录，如果是个人用户则可通过邮箱和密码认证登录。但无论是哪种登录方式，均需要通过账号验证方能签署。

2、严格的签署控制机制。在文件签署准备设置页面上，我们可在右侧设置验证层级为“Emai Two-Factor Authentication”强制签署前验证身份，还可以在具体签署人的允许操作下拉框中选择可被允许的操作，可选项有：填写栏位并签署、仅填写栏位、副本/仅供阅读。

3、严格的权限细分机制。在Foxit eSign的“安全性”设置中，可以设置“限制为仅获授权使用者才能进行受保护栏位存取”为“是”，确保非签署方账户不得私自使用电子印章。

二、Foxit eSign权限分级系统如何实现用印审计

确保用印安全，一方面要通过上述功能防范员工私自用印，另一方面要配合完整的用印审计机制，定期统计用印数量，确保所有用印行为可追溯。在Foxit eSign中，能够很方便实现用印审计。

1、登录超级管理员账号，将鼠标移动到Foxit eSign的左侧文件菜单图标，会显示下图的界面，点击“全部”显示当前企业全部签署的文件。

2、界面上虽然显示全部签署文件，但我们还是要点击“进阶搜索”功能，在其中按照发件人名称和信封状态进行搜索，搜索状态为“已部分签署”、“已执行”，发件人选择要审计的账户，这样就可以查看到该账户的签署次数。

电子签名平台要实现的目标，就是让签署人可以轻松在手机电脑端完成远程签署，让非授权人无法违规签署文件，真正建立起一个安全、可靠、可追溯的文件签署环境，让企业既能享受无纸化业务的便捷，又能规避违规用印的法律风险。以上就是本文关于如何防范员工私自使用电子印章，Foxit eSign权限分级系统如何实现用印审计内容的介绍，希望能让大家更多了解到电子签名平台的安全功能。